to-do list che funzionano

To-do list che funzionano davvero, 5 trucchi per crearle!

È possibile parlare di produttività e gestione dei nostri impegni quotidiani – che siano personali, di lavoro o familiari – senza fare riferimento alle to-do list?

La risposta è quasi scontata: le liste sono davvero uno dei modi più semplici ed efficaci per organizzare le nostre giornate, in quanto ci permettono di focalizzare la nostra attenzione sulle cose importanti aumentando drasticamente la possibilità di vederle davvero realizzate.

Eppure, moltissime persone fanno fatica a gestire le proprie to-do list, tanto da ritenerle un metodo di organizzazione poco utile o addirittura frustrante.

Un esempio? Secondo questa ricerca, pubblicata sul blog di LinkedIN, addirittura il 90% dei professionisti dichiara di non riuscire a completare tutte le attività che compaiono nelle proprie to-do list entro la fine della giornata lavorativa.

Come ben sappiamo non c’è nulla di più demotivante che guardare a una lista carica di attività che ci eravamo proposte di fare, e scoprire che sono tutte ben lontane dall’essere completate. Davanti a questo scenario, non possiamo fare altro che sentirci sopraffatte dai nostri impegni, il che proprio non ci aiuta a limitare ansia e stress.

Buone notizie: quando ci troviamo in questa situazione, significa semplicemente che abbiamo progettato la nostra to-do list in maniera poco funzionale. Quindi, abbiamo un ampio margine per intervenire e migliorarla!

Ecco un paio di consigli che possono aiutarti a creare to-do list più efficaci, in grado di lavorare veramente per te, e non contro di te 🙂

1. Una “master-list” per svuotare la mente

Partiamo da un semplice presupposto: se ci ostiniamo a tenere tutto a mente non possiamo proprio pretendere di gestire le cose al meglio. Il nostro cervello è letteralmente bombardato da un’enorme quantità di stimoli e informazioni ogni giorno, per cui – quando possiamo – aiutiamolo ad alleggerire il carico.

Effetto immediato: spazio ed energia cognitiva che si liberano, chiarezza mentale che aumenta, insieme a creatività ed efficienza.

Ogni volta che ti viene in mente un impegno o un compito da portare a termine, non necessariamente entro la giornata, non cercare semplicemente di ricordartelo ma annotalo su un supporto fisico, non importa se cartaceo o digitale.

Quello che conta è che tu possa fare sempre riferimento a un unico documento organizzato, da integrare con tutte le eventuali note che inevitabilmente ti capiterà di spargere altrove, altrimenti ti sarà impossibile tenere il filo di tutto!

Considera questa prima lista come il tuo personale “inventario”, da cui attingere di volta in volta le attività da inserire nelle to-do list giornaliere. Ti servirà anche per continuare ad aggiungere le cose che ti verranno via via in mente, in attesa di organizzarle nel dettaglio.

2. Entra nel dettaglio e organizza

Quasi mai le cose che ci vengono in mente sono già formulate in maniera efficace per diventare azioni, in quanto troppo generiche.

Per esempio, nella nostra lista attività possiamo aver scritto “inviare una mail allo sviluppatore del sito”, senza tenere conto del fatto che per portare a termine questo compito dobbiamo prima leggere dei documenti, fare un resoconto da inviare al cliente, attendere la sua risposta e, soltanto alla fine, inviare le istruzioni al tecnico con una email.

Ecco una serie di sotto-attività che erano “nascoste” dietro un compito scritto con troppa approssimazione.

Procedendo in questo modo è quindi abbastanza probabile che non si riesca a portare a termine l’impegno entro i tempi stabiliti proprio perché sono necessari più passaggi di quelli a cui avevamo inizialmente pensato, o perché non avevamo stimato correttamente le tempistiche delle sotto-attività.

Quando cominci a costruire la tua to-do list per la singola giornata, prendi ogni attività che compare nella lista master e sezionala. Dividila in blocchi più piccoli in modo da ottenere attività semplici e specifiche, e poi chiediti anche quanto tempo ti sarà necessario per portare a termine ognuna di esse.

Mentre procedi, ricordati anche che non sempre tutto filerà liscio. Potremmo metterci più tempo del previsto a completare un’attività perché è particolarmente complessa, perché è programmata a fine giornata e noi siamo stanche, perché dobbiamo gestire un contrattempo o un’attività urgente imprevista, etc.

Specificità, stima dei tempi e flessibilità ci aiuteranno a organizzare le nostre giornate in maniera più fluida e realistica, senza rischiare di sovrastimare gli impegni che siamo effettivamente in grado di gestire nel tempo (limitato) che abbiamo a disposizione!

3. Assegna le priorità

Non ha senso avere una to-do list giornaliera di 30 cose da fare: sappiamo già in partenza che difficilmente riusciremmo a concluderle tutte. Puntiamo a realizzare l’essenziale, e distribuiamo quello che resta tenendo conto di un orizzonte temporale più ampio.

Per capire su cosa ha più senso concentrarci in un dato momento, evitando di mettere troppa carne al fuoco, dobbiamo assegnare alle nostre attività le giuste priorità: le prime attività da inserire (e completare!) nella nostra lista devono essere necessariamente quelle che per noi sono importanti e/o urgenti, come ci insegna l’ex presidente statunitense Eisenhower (considerato un vero e proprio precursore del time management).

All’inizio può sembrare impossibile, ma se ci pensiamo con attenzione ci accorgiamo subito che in una giornata ci sono davvero poche attività di questo tipo. Significa che tutto il resto può aspettare: può essere delegato, cancellato o completato solo se e quando se ne presenterà l’occasione.

Per aiutarci a selezionare le attività da inserire giornalmente nelle nostre to-do list, ragionando sulle priorità e rimanendo realistiche, possiamo seguire anche il metodo 1-3-5. Senza pretendere l’impossibile dalle nostre giornate, limitiamoci a pianificare per ogni giorno:

  • solo 1 obiettivo impegnativo, importante e/o urgente, che ci impegnamo a completare assolutamente
  • 3 compiti mediamente impegnativi, importanti e/o urgenti, che ci sforzeremo di portare a termine
  • 5 attività più facili e veloci e non particolarmente urgenti, a cui ci dedicheremo solo se avremo tempo sufficiente

La regola non è mandatoria, ovviamente, ma va adattata con flessibilità alle esigenze di ognuna. Ciò che conta è imparare a pesare bene la nostra to-do list quotidiana, facendo in modo che rimanga sempre snella e gestibile!

Una volta che hai deciso quali sono le tue attività per il giorno, resisti alla tentazione di aggiungerne altre strada facendo (a meno che non siano ovviamente impegni davvero improrogabili). Tutte le nuove attività che ti vengono in mente vanno annotate velocemente nella lista master (il nostro “inventario”), per essere organizzate e distribuite nei vari giorni solo in un secondo momento.

4. Pianificazione e revisione delle to-do list

Se vuoi che le tue to-do list funzionino e ti rendano davvero la vita più facile, prenditi almeno dieci minuti di tempo per pianificarle. L’ideale è farlo a inizio e a fine giornata.

Al mattino, fissa le priorità del giorno esaminando tutto quello che hai inserito nella lista master. Fai le tue scelte, organizza il lavoro e crea la to-do list che ti guiderà attraverso le attività da completare nella giornata.

Man mano che porti a termine i vari impegni programmati, ricordati di cancellarli da entrambe le tue liste (ah, che soddisfazione!).

A fine giornata rivedi la tua to-do list: sei riuscita a fare tutto quello che avevi in mente? C’è qualcosa che devi spostare al giorno successivo? Parti da qui per pianificare la giornata a venire, aggiornando se necessario anche la lista master. In questo modo troverai già il lavoro impostato e avrai anche scaricato la mente prima di andare a dormire, a beneficio del tuo riposo!

5. “Mangia la rana” a colazione

Tranquilla, non sono impazzita 🙂 La “rana” da mangiare fa riferimento a una citazione di Mark Twain, poi ripresa dallo speaker e scrittore motivazionale Brian Tracy:

“Mangia una rana viva come prima cosa al mattino e nulla di peggiore potrà capitarti per il resto della giornata”

Come avrai capito, quest’ultimo (ma utilissimo) consiglio serve a combattere la nostra tendenza a procrastinare.

Prendi la peggiore attività della tua to-do list: quella più sgradevole e/o difficile, che ti fa sentire male al solo pensiero. Magari la stai già trascinando avanti da giorni? Bene, questa è proprio la tua rana! Affrontala come prima cosa al mattino, o comunque impegnati a concluderla prima di pranzo.

La mattina il tuo livello di energia è più alto, la tua mente è più fresca e non sei stata ancora travolta dalla frenesia della giornata. È un’opportunità perfetta per liberarti subito della cosa più problematica, no?

Non è facile, lo so. Ma proprio come dice Mark Twain, se ci riesci, il resto della giornata non potrà che essere in discesa 🙂

 

Felicemente freelance, mi occupo di strategia digitale e comunicazione sul web e sui social. Lavorare in proprio è certamente una sfida, ma è ricca di meravigliose opportunità: attraverso Ojaja mi piacerebbe connettermi ad altre donne creative e coraggiose, che desiderano costruirsi un lavoro (e una vita) su misura dei loro sogni.

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