come avere il tempo per tutto

Organizzarsi per avere più tempo: consigli e strategie

Avere più tempo: c’è forse qualcuno a cui non piacerebbe?

La sensazione di non avere abbastanza tempo è diventata, senza dubbio, una costante nella vita moderna. Spesso ci sembra di non avere tempo sufficiente nelle nostre giornate da poter dedicare a tutto quello che vorremmo fare (e in particolare, a noi stesse e ai nostri obiettivi): tolte le ore per il lavoro, il sonno, la gestione quotidiana della casa e della famiglia, ci sembra quasi che non rimanga nulla. Neanche quella mezz’ora che tanto ci servirebbe per fare attività fisica, leggere un libro o lavorare al nostro progetto.

Ma è davvero così?

Il mito del tempo “tiranno”

Cosa succederebbe se scoprissimo che, in realtà, di tempo a disposizione ne abbiamo più di quello che pensiamo? Se ci facessero notare che dormire otto ore a notte, lavorare con efficienza, fare attività fisica 5 giorni a settimana, e – in più – coltivare la nostra passione, senza sacrificare il tempo per la famiglia o per ogni altra attività importante, non è una missione impossibile?

L’anno scorso mi sono imbattuta per caso in un libro di Laura Vanderkam, giornalista e autrice di vari bestsellers incentrati sulla gestione del tempo. Il libro si chiama 168 hours: you have more time than you think (in italiano sarebbe “168 ore: hai più tempo di quello che pensi”) e propone un modo diverso di guardare al nostro tempo, per aiutarci prima a capire come lo usiamo effettivamente e poi come usarlo meglio, facendo spazio a quello che generalmente resta fuori dalla nostra agenda.

Ragionare su questa unità di tempo (168 sono le ore di una settimana), anziché sulle tradizionali 24 ore giornaliere, ha un grande vantaggio: una finestra più ampia ci dà un’idea senza dubbio più realistica di come e dove trovare il tempo per fare le cose che vorremmo. Più flessibili rispetto a una singola giornata, le nostre 168 ore settimanali si possono adattare con facilità per accogliere le attività che ci consentirebbero, finalmente, di vivere al  massimo il nostro tempo.

Perché il punto è proprio questo: “condurre la vita che vogliamo, con il tempo che possediamo“.

Attorno a questo concetto ruotano il libro e, più in generale, il lavoro di Vanderkam, che da anni analizza le persone “di successo” per trarne suggerimenti pratici, facilmente applicabili da tutti, sull’organizzazione personale e la gestione del tempo.

Nelle sue lunghe ricerche, Vanderkam ha anche scoperto che la maggior parte di noi tende a sopravvalutare i propri impegni settimanali e a sottovalutare il tempo che invece dispone per sé. Inoltre, e questo è il nodo centrale, il grosso dei nostri problemi non riguarda tanto la mancanza di tempo, ma l’uso poco saggio che il più delle volte ne facciamo!

 

E tu, come spendi il tuo tempo?

Se vuoi scoprire come usare meglio il tuo tempo, la prima cosa da fare è capire esattamente come lo spendi in questo momento. Il primo suggerimento è quindi cominciare a tracciare tutto quello che fai, a intervalli regolari, per almeno una settimana.

Se non l’hai già fatto per monitorare le tue abitudini, fallo adesso e cogli due piccioni con una fava!

Ci sono un sacco di sistemi adatti allo scopo: puoi usare lo schema di Laura Vanderkam (in formato excel o in versione pdf da stampare), compilando i vari campi. Oppure puoi usare una app di time tracking come Toggle (disponibile sia in versione desktop che mobile, comodissima per sincronizzare i dati). Ma non serve impazzire con la tecnologia: un quaderno e una penna andranno più che bene! L’unica cosa che conta è prendersi l’impegno di tracciare tutto, e con quanta più accuratezza possibile, per almeno una settimana.

A questo punto, so esattamente cosa stai pensando: che noia, e poi ho già mille cose da fare, figurati se posso anche mettermi a tenere traccia di tutto quello che sto facendo ogni 15 o 30 minuti!

Laura Vanderkam racconta che quando suggerisce alle persone di tenere traccia del proprio tempo incontra moltissime resistenze. Ma se non abbiamo una reale consapevolezza di quello che facciamo (e non che semplicemente pensiamo di fare) non possiamo proprio sperare di modificare i nostri schemi.

Vuoi perdere peso? Comincia a tenere un diario alimentare. Vuoi migliorare la tua gestione finanziaria? Traccia tutte le tue spese.

Solo quando siamo messi davanti all’evidenza, infatti, ci accorgiamo di tutti i comportamente negativi che altrimenti tenderemmo a ignorare o sottostimare. Quei due biscotti in più, il raptus di shopping compulsivo, il tempo sui social che ci distrae dal lavoro: piccole azioni apparentemente innocenti che però, sommate nel tempo, originano una valanga. Di tempo perso, in questo caso.

Traccia le tue giornate per almeno una settimana, e poi cerca di raggruppare le tue attività in macro categorie (es. lavoro, tempo personale, spostamenti, gestione casa/commissioni, figli, tv, attività fisica, etc), in modo da capire come si distribuisce effettivamente il tuo tempo.

Ora chiediti:

  • Cosa amo nella gestione delle mie 168 ore?
  • Quali attività vorrei aumentare nel tempo che ho a disposizione?
  • Di che cosa vorrei invece liberarmi?

Essere consapevoli di dove incanaliamo il nostro tempo, e come questo ci fa sentire, è fondamentale per fare scelte diverse che ci possono aiutare ad avvicinarci alla vita che vogliamo.

Organizza le tue 168 ore in modo efficace

Immaginiamo di dividere le nostre 168 ore in tre grandi contenitori.

Il primo (non negoziabile) è il sonno: almeno 56 ore. Il secondo, per molte di noi non negoziabile, è il lavoro, che può impegnarci in media tra le 45 e le 50 ore a settimana (considerando un tempo pieno ed eventuali spostamenti, più o meno lunghi). Resta un terzo contenitore (circa 67 ore) in cui dobbiamo inserire tutto il resto: gestione della casa, commissioni, tempo in famiglia, cura di sé, sport, hobby, etc.

Ovviamente, essendo gli altri due poco o per nulla negoziabili, il margine di manovra più ampio lo abbiamo in questo terzo contenitore. Ed è per questo che qui diventa imperativo allocare il nostro tempo tra le attività nel modo più saggio possibile.

Ecco alcuni consigli di Laura Vanderkam per ottimizzare la nostra produttività, l’efficacia e la soddisfazione che possiamo ottenere dalle nostre 168 ore:

Competenze fondanti, valori e obiettivi

Imparare a stabilire delle priorità è fondamentale quando si parla di un’efficace gestione del tempo.

Per aiutarci a decidere, possiamo chiederci se l’attività in questione è in linea con i nostri valori, con i nostri obiettivi, o se è una nostra “core competence”: in pratica, una di quelle cose in cui siamo davvero brave, che ci viene meglio di chiunque altro e che nessuno può fare al posto nostro.

Nella vita personale o sul lavoro, dovremmo cercare di massimizzare il tempo dedicato a questo tipo di attività e ridurre tutto il resto. Che, evidentemente, si può eliminare o quantomeno delegare!

Ricordati che il tempo è elastico

Anche se spesso lo consideriamo un tiranno, il tempo può dilatarsi per farci stare tutto quello che per noi è davvero importante.

Basta pianificarlo per tempo! Progettare la nostra settimana prima di buttarcisi a capofitto può davvero fare la differenza. Prova e vedrai 🙂

Fai il pieno di energia

Secondo Vanderkam, dormire e fare esercizio fisico sono due attività che non consumano tempo, anzi ne producono di nuovo attraverso l’incremento del nostro livello di energia.

È importante capire quali attività ci consentono di ricaricarci rapidamente e inserirle nelle pause durante la giornata, per mantenere sempre attivi corpo e mente. Ovviamente, ricaricarsi e prendersi cura di sé nel modo che sentiamo più congeniale è importante soprattutto nei weekend, quando la nostra agenda è molto più libera dagli impegni e possiamo “capitalizzare” la nostra scorta di energia per sfruttarla durante tutta la settimana.

Il mattino ha l’oro in bocca

“What the most successful people do before breakfast” (“Cosa fanno le persone di successo prima di colazione”) è il titolo di un altro libro di Laura Vanderkam: bisogna aggiungere altro? 🙂

Spesso facciamo tardi indugiando in attività poco produttive (come guardare la tv) che non aggiungono nulla alla nostra vita. Certo, a quell’ora siamo stanche e potremmo fare ben poco altro… Ma vale davvero la pena usare il nostro tempo in questo modo, soprattutto se ci lamentiamo di non averne abbastanza? Forse sarebbe meglio anticipare l’ora del riposo per svegliarsi prima al mattino e gustarsi la propria miracle morning!

Sfrutta al meglio i piccoli intervalli

Se guardiamo alle nostre agende fitte può sembrarci dura trovare un’intera ora al giorno, ad esempio, per leggere.

Guardando il nostro tracker possiamo scoprire però che ci sono almeno 4 o 5 “buchi” da 15 minuti sparsi durante il giorno che generalmente sprechiamo in attività di poco conto e che invece potremmo dedicare alla nostra attività preferita.

Quando possibile, è sicuramente utile spezzettare in blocchi più piccoli le attività che desideriamo introdurre. Questo ci aiuta a trovare effettivamente spazio per loro, e anche a evitare lo spettro della procrastinazione.

 

“Non è risparmiando il tempo che costruisci la vita che vuoi.

Costruisci la vita che vuoi, e quindi il tempo si risparmia da solo. Solo riconoscendo questo, il successo è possibile” – Laura Vanderkam

Felicemente freelance, mi occupo di strategia digitale e comunicazione sul web e sui social. Lavorare in proprio è certamente una sfida, ma è ricca di meravigliose opportunità: attraverso Ojaja mi piacerebbe connettermi ad altre donne creative e coraggiose, che desiderano costruirsi un lavoro (e una vita) su misura dei loro sogni.

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