digital decluttering

Digital decluttering: come riportare equilibrio nella nostra vita digitale

Quasi tutti noi spendiamo ormai molto tempo in ambienti digitali, attraverso i nostri computer e connessi agli smartphone. E, proprio come gli ambienti fisici, anche questi spazi hanno bisogno di essere ripuliti, organizzati e anche “rinnovati”, affinché restino funzionali e ci consentano di aggiungere valore alla nostra vita.

Spesso, l’esigenza di un bel “digital decluttering non ci sfiora neanche lontanamente, finché non ci troviamo nella condizione di aver esaurito il nostro spazio di archiviazione (cosa che, per altro, rallenta in maniera pesante le prestazione dei nostri device) o quando cominciamo a perdere file importanti, seppelliti chissà dove sotto tonnellate di roba inutile.

Ma il caos digitale ha conseguenze non trascurabili anche sulla nostra produttività, oltre che sulla nostra vita in generale: i nostri strumenti tecnologici, se lasciati fuori controllo, possono prendere rapidamente il controllo su di noi.

Pensiamo per un attimo al tempo che trascorriamo ogni giorno online e sui social: alla quantità di file che si accumulano sul nostro desktop, alle conversazioni digitali in cui ci troviamo immersi (mail che riceviamo, messaggi e chat), alle app che installiamo, alle mille notifiche che ci distraggono da quello che stiamo facendo dirottando la nostra attenzione verso qualcosa che ci sembra urgente ma nel 90% dei casi è tutto fuorché importante.

Sappiamo che uno spazio fisico pulito, ordinato e privo di distrazioni porta energia nuova nella nostra mente e nella nostra vita. Se siamo in grado di liberarli da tutto quello che non serve, anche i nostri strumenti tecnologici possono farci vivere in maniera più facile, efficace e piacevole, anziché trasformarsi in fonti di stress e frustrazione!

Ecco 6 aree importanti su cui possiamo intervenire, per cominciare a semplificare e ridurre la nostra confusione digitale. Non serve essere delle super-geek: il digital decluttering può essere davvero molto semplice.

Seguici, partiamo!

 

Metti in ordine i tuoi file digitali

Ogni tanto ci dobbiamo mettere a fare pulizia nei cassetti e negli armadi, giusto? Le cose si accumulano finché non abbiamo più spazio, e in generale non siamo in grado di trovarci più niente all’interno.

Partiamo da qui: un bel check up di tutto quello che abbiamo salvato (sì, siamo state noi!) nel nostro computer. Ovviamente, soprattutto se abbiamo un pc con già qualche hanno alle spalle, la cosa può non essere velocissima: ma possiamo tranquillamente farlo un po’ per volta, magari per 15-30 minuti al giorno.

Elimina tutto, ma proprio tutto, quello che non ti serve, cercando di resistere alla sindrome del “lo tengo perché non si sa mai”! Davvero ti serve conservare un excel che appartiene a un progetto chiuso tre anni fa? O quel modulo che hai già compilato e spedito via mail? Non credo 🙂

I file datati possono sembrare innocui, finchè appunto non ti trovi nella situazione di non avere più spazio per le nuove cose che ti servono davvero. Consiglio spassionato: fai di tutto per previenirla, perché trovarsi in questa situazione può costarti davvero molto. Dovrai risolverla velocemente e tutta in una volta, altrimenti non sarai più in grado di usare il tuo pc!

Dopo che ti sarai liberata da tutti i file inutili, comincia a organizzarli in cartelle, in modo da poterli trovare più facilmente quando ti servono. Evita di crearne 1500 per poi non metterci dentro nulla, o tenerci un solo file; se ne hai già di questo tipo, eliminale e riorganizzale!

Magari comincia dividendo i file per tipo (es. foto, documenti, ebook) o per argomento (lavoro, personali). Potrai ovviamente creare sottocartelle, organizzando ad esempio i file per periodo (anno, mese).

Decidi anche cosa ha senso tenere sul tuo pc, o cosa sarebbe meglio archiviare in un hard disk esterno o in un servizio in cloud (come Dropbox, o Google Drive): in questo modo, oltre a liberare spazio sui tuoi device, hai la possibilità di averli a disposizione contemporaneamente su tutti gli strumenti che usi, visto che si sincronizzano tramite internet. Inoltre, sarà più facile e veloce condividerli con altre persone.

 

Trasforma il tuo desktop in uno spazio “zen”

Se la prima cosa che vedi appena accendi il tuo pc è una marea indistinta di file o icone, il tuo cervello si sentirà sovraccarico prima ancora che cominci a lavorare!

È come stare in una stanza sommersa di roba, con una scrivania affollata di documenti e attrezzi: non è il massimo come spazio di lavoro, no? Un desktop pulito ed essenziale ti permette invece di concentrare la tua attenzione su quello che ti serve realmente in quel momento, o di avere sottomano le cose che davvero usi più spesso.

Ecco alcuni consigli veloci per il digital decluttering del nostro desktop, in modo che sia sempre sgombro e organizzato:

  1. Non salvare qui, di default, i file che scarichi. Usa piuttosto la cartella download. Spostali sul desktop solo se ti servono, appunto, spesso o in quel momento specifico
  2. Rinomina subito in maniera intelligente quello che metti sul desktop, in modo da trovarlo in un attimo e capire velocemente cosa eliminare/spostare quando hai finito di usarlo
  3. Non creare scorciatoie per ogni programma o app che installi (appunto perché non ti servono tutti, tutti i giorni)
  4. Per ridurre l’affollamento dei file, crea anche qui poche cartelle strategiche e ben nominate

In generale, ti consiglio di pulire il tuo desktop ogni giorno a fine giornata, o al massimo ogni settimana: ci vogliono due minuti!

La stessa cosa vale anche per il “desktop” dei nostri smartphone, il posto perfetto per generare rapidamente un bel caos digitale.

Senza contare che, nel momento in cui sblocchiamo il telefono e vediamo le mille icone delle nostre app, è molto più facile che ci venga voglia di usarle, anche se in quel momento dovremmo fare altro (il mostro della procrastinazione ringrazia!)

Comincia a eliminare tutte le app che non ti servono, e – anziché tenerle sciolte e disseminate ovunque – dividile in cartelle tematiche. Tieni nella home solo le tue preferite: quelle che usi ogni giorno e ti servono davvero.

 

Tieni sotto controllo la posta in arrivo

Al giorno d’oggi le email sono uno strumento di lavoro e comunicazione importante, a patto di usarle bene: per gestire le email se ne vanno, in media, ben 13 ore alla settimana. Ma quanto della nostra posta in arrivo è frutto di spam e comunicazioni promozionali, newsletter e notifiche assolutamente inutili e fastidiose? Secondo il McKinsey Global Institute, almeno il 62% di quello che riceviamo quotidianamente!

Come prima cosa, comincia a esaminare con attenzione tutte le mail che ricevi nelle prossime settimane.

Soprattutto se si tratta di newsletter, non ignorarle o limitarti a cancellarle: aprile, leggile e valuta se disiscriverti completamente o modificare le tue preferenze in modo da riceverle con meno frequenza, o solo in alcuni casi (hai presente le inutili email dei social network che ti notificano ogni singolo update?). Generalmente, trovi i link per disiscriverti o modificare le preferenze in fondo a ogni newsletter che ricevi.

Un servizio molto utile (e gratuito) per processare in blocco tutte le newsletter a cui siamo iscritte è Unroll.me, che ti permette di visualizzarle tutte insieme e decidere velocemente da quali disiscriverti, quali continuare a ricevere direttamente nella inbox, e quali raggruppare all’interno di una unica newsletter (chiamata “rollup”) che può arrivarti, ad esempio, una volta al giorno. Che dire? Mai più senza!

Un’altra buona abitudine che possiamo adottare per aumentare la nostra produttività: anziché leggere ogni email nel momento in cui ci arriva, fissiamo dei momenti precisi per farlo all’interno della giornata e inseriamoli nella nostra to-do list come attività vere e proprie: ad esempio, 30 minuti al mattino prima di cominciare a lavorare su altro e/o a fine giornata, in modo da non farci distrarre continuamente.

 

Foto e immagini: qualità vs quantità

Il digitale ha reso la produzione e lo scambio di immagini talmente semplice e veloce che ci mettiamo un attimo ad accumularne una quantità notevole.

Le foto possono occupare davvero molto spazio (true story: recentemente ho liberato oltre 20 giga eliminando le oltre 7.000 foto che avevo sul telefono), ma il pensiero di intervenire con un bel decluttering può metterci in difficoltà, magari per la paura di perdere il ricordo di un momento per noi importante.

Ma davvero vogliamo conservare proprio tutte le 147 foto che abbiamo scattato alla festa di compleanno della zia Maria? 🙂

Impariamo a liberarci di tutte quelle foto o immagini che non hanno grande valore, quelle che non sceglieremmo mai per farle stampare e inserirle in album fisico.

Dopodiché, come per ogni altro file, decidiamo se tenerlo nel nostro device oppure spostarlo all’esterno, nel cloud o in un hard disk, organizzando per bene le immagini per trovarle velocemente quando ci servono.

Se non abbiamo esigenze particolari, come quella di scattare e mantenere le foto a una risoluzione maggiore di 16 megapixel, è ottima la app di Google Foto, che ci offre uno spazio di archiviazione illimitato e gratuito per trasferire le nostre foto, e averle sempre a disposizione velocemente.

 

Ripulisci i tuoi account social

Sicuramente negli anni ti sarà capitato di iscriverti a varie piattaforme social, anche se ora le utilizzi poco o per nulla: meglio allora chiudere gli account inutili, limitando così le notifiche collegate e le informazioni personali che condividiamo con questi servizi.

Per quelli che restano: non è ora di fare un po’ di pulizia?

Sui social spendiamo sempre più tempo. Abbiamo sempre più contatti, pagine seguite, chat e gruppi a cui ci iscriviamo (o ci ritroviamo iscritti), spinti anche dalla sindrome conosciuta come FOMO, ossia “fear of missing out”: la paura, praticamente, di perderci qualcosa di importante se non seguiamo “tutto” o se non siamo costantemente collegati.

Ma nel brusio generale, finiamo sicuramente per essere esposti ad aggiornamenti per noi insignificanti perdendoci, viceversa, quello che ci interessa davvero, con il risultato di buttare via il nostro tempo inutilmente e impoverire la nostra esperienza online.

La prossima volta che vedi nel tuo stream social un post di bassa qualità, chiediti se la persona/pagina/gruppo da cui proviene merita davvero la tua attenzione e il tuo tempo. Se non è così, passa la scure del digital decluttering ed elimina la fonte senza pensarci troppo!

Magari questa soluzione può sembrarti troppo drastica, perché – soprattutto con alcuni contatti – abbiamo rapporti che ci spiace “tradire”: su Facebook, per esempio, puoi nascondere i post di una persona senza cancellarla dai tuoi contatti. In generale, puoi nascondere i singoli post che non rappresentano per te aggiornamenti significativi, in modo da vederne sempre meno di simili.

Sì, perché gli algoritmi che regolano i principali social network (Facebook e Instagram in primis) ti mostrano una selezione di contenuti in base a quello che è il tuo modo abituale di interagirci: se non fai capire all’algoritmo cosa ti interessa, perderai l’opportunità di sfruttarlo a tuo vantaggio.

 

Liberati dalle notifiche!

Secondo una ricerca dell’Università della California, tra email, aggiornamenti dei social, messaggi e servizi vari, le notifiche finiscono con l’interromperci circa ogni 3 minuti. Considerando che, ogni volta che siamo interrotti, ci servono almeno 64 secondi per riprendere la concentrazione, pensa a quale danno possono causare, in termini di produttività ma anche di stress!

Oltretutto, non sempre riusciamo a ignorarle.

Le notifiche creano quasi automaticamente un senso di “urgenza” per cui ci sembra necessario andare a controllare immediatamente cosa succede: chi ci ha scritto, chi ci ha seguito, qual è l’ultima notizia pubblicata, o quanti like sta ottenendo il nostro post. La nostra attenzione viene letteralmente trascinata altrove, impedendoci di restare focalizzati e portare a termine il nostro lavoro.

Cosa fare? Io, di default, disattivo tutte le notifiche delle app e dei servizi che uso, per poi andare a recuperare solo e soltanto quelle indispensabili. Ovviamente, dopo averle comunque configurate in modo da riceverne il meno possibile.

Dopotutto, ricordati che le notifiche servono solo a farci sapere “in tempo reale” cosa succede: possiamo comunque recuperare tutto quando accediamo, in un momento specifico e deciso da noi, ai vari servizi.

 

Per finire, impariamo a fare un po’ di “digital detox”

Secondo il Global Digital, nel 2018 in Italia internet è usato dal 73% della popolazione (43 milioni di persone), e sono attivi sui social 34 milioni di utenti. Spendiamo online circa 6 ore al giorno, di cui 2 sui social.

Smartphone, computer e in generale i dispositivi elettronici e digitali sono ormai una nostra estensione, rendendoci sempre connessi: tanto da spingerci a controllare gli smartphone dalle 2600 alle 5400 volte al giorno, a cominciare da 5 minuti dopo il risveglio e finendo subito prima di addormentarci (comportamento abituale per ormai il 78% delle persone secondo Deloitte).

Quella con il digitale sembra una relazione sempre più difficile e pericolosa, insomma.

Ricordiamoci, però, che uno strumento è quasi sempre neutro: a renderlo positivo o negativo è l’uso che ognuno di noi ne fa. Un equilibrio è sicuramente possibile, soprattutto se siamo in grado di stabilire delle sane abitudini che ci consentono di fruire della tecnologia senza diventarne schiavi.

Esattamente come facciamo con la nostra alimentazione, impariamo a portare più attenzione e consapevolezza a quello che “consumiamo”, cercando di capire se ci nutre o ci intossica solamente.

Impariamo anche a stabilire dei limiti: possiamo facilmente rinunciare al digitale in particolari momenti, giorni o situazioni.

Ad esempio, proprio prima di andare a dormire – visto che la luce dei dispositivi elettronici non favorisce il sonno – o nella prima ora dopo esserci svegliati, per evitare di bombardare subito il nostro cervello con stimoli inutili. O magari nel weekend, o per tutto il tempo in cui siamo con altre persone.

Rimanere disconnessi per un po’ ci aiuta a ricaricare le batterie e rinfrescare la mente.

Ci ricorda che ci sono un milione di esperienze, al di fuori dei nostri schermi, che meritano tutta la nostra attenzione. E che, sempre più spesso ormai, non riusciamo a goderci pienamente.

 

Felicemente freelance, da quasi dieci anni mi occupo di strategia digitale e comunicazione sul web e sui social. Lavorare in proprio è certamente una sfida, ma è ricca di meravigliose opportunità: attraverso Ojaja mi piacerebbe connettermi ad altre donne creative e coraggiose, che desiderano costruirsi un lavoro (e una vita) su misura dei loro sogni.

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